Lösungen | Dokumentenmanagement
Dokumente elektronisch verwalten und Prozesse digitalisieren
Belege und Dokumente elektronisch zu verwalten und speichern ist ein wichtiger Baustein, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren. Wir setzen dabei auf Lösungen des Stuttgarter Herstellers ELO. Dabei ist ELO mehr als nur ein Aktenordner in digitaler Form. Die Belege werden als Volltext verschlagwortet und die intelligente Suche findet gewünschte Dokumente anhand weniger Stichworte. Aus der Praxis sind einem Anforderungen wie z.B.: "ich benötige einmal den Beleg für die Maschine XY um ein Ersatzteil zu bestellen" bekannt. Dann geht die Suche los- wo und wann haben wir die Maschine denn gekauft? Dafür ist ELO die perfekte Lösung.
Neben der Archivierung ist die Abbildung von Betriebsprozessen durch viele Vorlagen abbildbar. Durch fertige Business Solutions für Rechnungen, Verträge, Mitarbeitersuche und Personalverwaltung werden die gängigsten Anforderungen abgedeckt.
Ihre Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung:
- Prozesse an Ihre Abläufe anpassbar
- Zentraler Wissensspeicher
- Belege und Dokumente auch mobil verfügbar
- Google ähnliche Volltextsuche
- Vielfältige Vorlagen für gängige Betriebsabläufe
- Lösung eines deutschen Herstellers
ELO4DATEV
Dokumentenmanagement für DATEV Kanzlei Rechnungswesen
ELO ist der empfohlene Partner der DATEV für elektronische Belegverarbeitung und Archivierung. Durch eine Schnittstelle können Rechnungen direkt nach dem Scannen in ELO an DATEV Kanzlei Rechnungswesen übergeben werden. Kontierung und Verbuchung erfolgt dabei nach einer Anlernphase der ELO Software automatisch. Im Anschluss können Sie über einen anpassbaren Workflow den Beleg zur Freigabe an verschiedene Personen weiterleiten. Jeder Schritt wird dabei im ELO Feed dokumentiert. So ist der Prozess für jeden Mitarbeiter gut nachvollziehbar. Über eine Schnittstelle wird der Beleg gemeinsam mit einem Buchungssatz als Buchungsvorschlag an DATEV übergeben. Nach Verbuchung können Sie in der Buchhaltung direkt den Originalbeleg öffnen. So geht moderne Belegbearbeitung!
Ihre Vorteile ELO4DATEV:
- Von DATEV empfohlene Lösung
- KI-Modul erkennt buchungsrelevante Daten
- Integrierter Belegfreigabeprozess
- Schnittstelle zum Austausch von Stammdaten aus ELO
- Direkte Übergabe von Beleg und Buchungssatz an DATEV
ELO Contract
Transparentes und rechtskonformes Vertragsmanagement
Alle Verträge liegen zentral im Elo Archiv. Informationen, die Sie zu einem Vertrag speichern möchten und die Ablagestruktur lassen sich an Ihre Anforderungen anpassen. Laufzeiten und Fristen werden in einem Cockpit ebenso übersichtlich dargestellt, wie der Status, in dem sich ein Vertrag gerade befindet. Wird er z.B. gerade verhandelt, ist abgeschlossen oder bereits gekündigt, ist dies auf einen Blick erkennbar. Die integrierte Versionierung dokumentiert zudem alle Entwurfsschritte. Der anpassbare Prüfungs- und Freigabeprozess bietet die Möglichkeit, alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen mit einzubinden.
Wordvorlagen und Textbausteine unterstützen Sie bei Verträgen, die Sie mit Ihren Partnern schließen. Mit ELO und DocuSign lassen sich Verträge digital unterschreiben. Sobald alle Parteien elektronisch signiert haben, liegt das Dokument wieder in ELO. So präsentieren Sie sich Ihren Geschäftspartnern modern, digital und umgehen lästiges Ausdrucken.
Ihre Vorteile ELO Contract:
- Anpassbare Vorlagen für Verträge
- Termine, Laufzeiten und Fristen im Blick behalten
- Verträge aus Wordvorlagen automatisch erstellen
- Fristenüberwachung und Wiedervorlagen
- Workflow von der Verhandlung bis zum Abschluss
- Archivierung von E-Mails bis Vertragsdokumenten
ELO individuell
Workflows und Formulare programmieren wir individuell
ELO kann alles, wenn man es ihm beibringt. Hier schaffen wir Lösungen passgenau auf Ihre Anforderungen an. In fast allen Kundenprojekten ergeben sich nach kurzer Zeit Anforderungen, die sich mit kleinem Aufwand noch effizienter gestalten lassen. Eine Möglichkeit wäre z.B. ein Qualitätshandbuch in ELO zu führen. Dafür sollte eine Eingabemaske für zusätzliche Informationen erstellt werden und ein Freigabeprozess für neue Dokumente implementiert werden. Grundfunktionen wie Dokumenten Versionierung ist in ELO bereits vorhanden, alles Weitere haben wir für den Kunden umgesetzt.
Bei einem anderen Projekt sollten Kunden und Lieferanten aus einem ERP System genutzt werden. Hier stellten wir eine direkt Datenverbindung zwischen den Systemen her, sodass auf die Stammdaten zugegriffen werden konnte.
Sie können ELO auch ohne unsere individuellen Anpassungen verwenden, aber sie machen die Arbeit oft effizienter.
Ihre Vorteile ELO individuell:
- ELO wird an Ihre Anforderungen angepasst
- Kostenkontrolle durch Festpreis
- Anbindung externer Datenquellen
- Vermeidung manueller Dateneingaben
- Vereinheitlichung der Ablage- und Ordnerstruktur
